(068) 551-66-45(068) 551-66-45 Пн—Пт 9:00—17:00
"BAS Документообіг КОРП" в комплексі вирішує широкий спектр завдань автоматизації обліку документів, взаємодії співробітників, контролю та аналізу виконавської дисципліни. Програма підтримує багатокористувацьку роботу в локальній мережі або через Інтернет. "BAS Документообіг КОРП" відповідає всім законодавчим і нормативним вимогам, що регламентують порядок роботи з документами. Прикладне рішення і документація доступні українською і російською мовою.
Відповідність українському законодавству
"BAS Документообіг КОРП" дозволяє автоматизувати бізнес-процеси організаційно-розпорядчого документообігу, відповідно до основних постанов та законів, які регулюють ведення діловодства та документообігу в Україні:
"BAS Документообіг КОРП" дозволяє працювати з документами будь-яких типів. Кожен документ супроводжується обліково-реєстраційною карткою, набір реквізитів якої відповідає "Інструкції з діловодства №1153 від 17.10.1997", постанові КМУ "Про затвердження типового порядку здійснення електронного документообігу в органах". Для карток документів, процесів і завдань передбачені спеціальні інструкції, що полегшують знайомство і роботу з цими об'єктами. У комплект поставки вже входить 45 готових інструкцій.
У програмі "BAS Документообіг КОРП" внутрішні документи і файли зберігаються в структурі папок з урахуванням прав доступу.
Структура папок може формуватися відповідно з організаційною структурою підприємства або за типами документів. Кожній папці встановлюється дозвіл на виконання користувачами або групами користувачів різних операцій: читання, додавання, редагування або видалення.
Додатково до цього всі дані інформаційної бази "BAS Документообіг КОРП" обмежуються правами доступу залежно від видів документів, грифів доступу до документів, груп кореспондентів і груп фізичних осіб, організацій і питань діяльності.
Допускається призначення як дозвільних, так і забороняючих прав, що дозволяє легко підтримувати політику безпеки в актуальному стані. Реалізовано звіт, що дозволяє перевірити назначені права і дозволи для уникнення надання незапланованого доступу до конференційної інформації.
Безпосередньо файли можуть зберігатися як в інформаційній базі, так і в томах на диску.
"BAS Документообіг КОРП" дозволяє вести облік і реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції. При цьому здійснюється автоматична генерація наскрізних реєстраційних номерів по складним правилам.
Реєстрація документів проводиться відповідно до державних стандартів, типових інструкцій і традицій вітчизняного діловодства. При реєстрації підтримується друк штрих-кодів та реєстраційних штампів.
Реєстрація документа супроводжується наступними процесами:
У "BAS Документообіг КОРП" передбачена реєстрація та обробка звернень громадян відповідно до Закону України №393/96-ВР від 02.10.1996 "Про звернення громадян".
Передбачений облік дублікатів і повторних звернень, а також облік переадресації звернень громадян в сторонні організації і від них.
Для роботи із зверненнями громадян використовується спеціальне робоче місце, в якому фахівець відразу бачить усі звернення громадян, історію листування та іншу супровідну інформацію по ним. Для аналізу та контролю виконання звернень громадян використовуються звіти "Виконання звернень громадян", "Структура звернень за період", "Динаміка кількості звернень", "Список звернень громадян".
В "BAS Документообіг КОРП" автоматизовано повний життєвий цикл договірних документів:
Реєстрація договорів відбувається з допомогою реєстраційної картки договору, яка має значно розширений список реквізитів в порівнянні з іншими типами документів, наприклад реквізити для зберігання термінів дії договору, сум, правил оподаткування та інші. Також картка договору включає табличну частину для ведення товарної специфікації договору.
Для аналізу договірної роботи передбачені такі звіти, як "Список укладених договорів", "Договори, в яких закінчуються терміни дії", "Супровідні документи за договором", "Динаміка кількості укладених договорів", "Динаміка сум укладених договорів", "Договори, що розірвані".
В "BAS Документообіг КОРП" передбачена можливість завантаження вхідних, вихідних, внутрішніх документів і файлів зі сканерів будь-яких типів, що підтримують інтерфейс TWAIN. Сканування здійснюється у формати jpg, pdf та tif, серед іншого і багатосторінковий.
Підтримується потокове сканування з автоматичним розпізнаванням штрих-кодів документів і формування багатосторінкових tif або pdf файлів.
Передбачено автоматичне розпізнавання відсканованих зображень і повнотекстовий пошук у розпізнаних документах.
Програма вміє автоматично завантажувати файли з вказаного каталогу в локальній мережі. Як тільки в цьому каталозі з'являється файл або папка з файлами, вони відразу переносяться в потрібну папку Документообігу із збереженням оригінальних імен та структури підпапок. Завантажені файли автоматично розпізнаються, індексуються і можуть бути негайно залучені в документообіг підприємства. Це зручно використовувати для інтеграції, наприклад, з мережевими потоковими сканерами, факс-машинами та іншими додатками.
Вбудована в "BAS Документообіг КОРП" внутрішня пошта дозволяє:
Завдання можна виконувати поштою, просто відповідаючи на спеціальні поштові повідомлення, що автоматично розсилаються програмою.
Для перегляду і редагування документів "BAS Документообіг КОРП" використовує відповідні додатки, встановлені на локальних комп'ютерах користувачів.
Повсякденна робота з документами і файлами виконується безпосередньо на "робочому столі"; користувач бачить перелік, документів, що редагуються, і перелік невиконаних задач, передбачено налаштування "Робочого столу" з можливістю видалити, додати або поміняти місцями елементи окремого розділу.
"BAS Документообіг КОРП" забезпечує доступ співробітників до файлів, як для перегляду, так і для редагування. Конфлікти при одночасному редагуванні документів виключаються завдяки механізму блокування файлів.
При збереженні змін в інформаційній базі автоматично створюється нова версія файлу із зазначенням автора, дати і часу створення.
Безпосередньо з картки файлу можна подивитися список версій, видалити непотрібні, змінити активну (поточну) версію. Для файлів популярних форматів (doc, rtf, html, txt, odt) підтримується порівняння версій.
В "BAS Документообіг КОРП" користувачі можуть налаштовувати і використовувати шаблони файлів і документів, що автоматично заповнюються. При створенні нового файлу з шаблону поля шаблону автоматично заповнюються обліковими даними, наприклад, найменування, автор, дата створення, сума договору, реквізити контрагента.
При створенні нового документа з шаблона його реквізити відразу заповнюються за шаблоном, і до документа автоматично приєднуються всі зазначені в шаблоні файли, які, в свою чергу, теж автоматично заповнюються на підставі реквізитів документа.
В "BAS Документообіг КОРП" всім документам автоматично присвоюється штрих-код, який можна:
Штрих-коди використовуються для швидкого пошуку облікових карток документів і для автоматичного прикріплення файлів до документів при потоковому скануванні.
В "BAS Документообіг КОРП" користувачі можуть виводити на друк реєстраційний штамп документа, який містить назву організації, реєстраційний номер і дату реєстрації, штрих-код. Реєстраційний штамп може друкуватися як на окремому аркуші, так і поверх титульного аркуша паперового документа.
В "BAS Документообіг КОРП" передбачені стандартні зв'язки між документами, які автоматично встановлюються, наприклад, при реєстрації відповідних документів. Програма дозволяє налаштувати додаткові зв'язки між документами і вказати правила використання цих зв'язків для видів документів. Підтримуються поодинокі, множинні, односторонні і двосторонні зв'язки. Реалізовано зручне відображення всіх документів, які стосуються кореспондента з катерегізацією на вхідні, вихідні та внутрішні документи.
Документи кореспондента
На окремій вкладці картки кореспондента відображається історія листування з кореспондентом.
Листування з кореспондентом
Для будь-якого документу можна побачити його зв'язки, тобто пов'язані документи.
Ієрархія зв'язків документу
Є можливість вивести структуру зв'язків документу у вигляді інформативного звіту, де є також можливість додаткового відбору за типом зв'язків та глибиною вкладеності зв'язків.
Структура зв'язків документу
У картці документа "BAS Документообіг КОРП" можна вказати кілька резолюцій. Резолюції автоматично формуються бізнес-процесом "Розгляд" або можуть бути введені вручну. При цьому в якості авторів резолюцій можуть виступати не тільки співробітники вашого підприємства або установи, а й посадові особи сторонніх організацій.
Передбачена можливість завіряти резолюції електронним підписом (ЕП). Необхідність підписання резолюцій визначається правилами документообігу, встановленими на підприємстві.
У програмі "BAS Документообіг КОРП" можна враховувати перенаправлення вхідних документів у сторонні організації, а також отримання перенаправлених вхідних документів від сторонніх організацій. При цьому програма дозволяє контролювати терміни виконання перенаправлених документів.
Передбачено облік передачі документів посадовим особам кореспондентів і контроль термінів повернення переданих документів.
Бізнес-процеси та робота користувачів
У програмі "BAS Документообіг КОРП" колективна робота з документами реалізована за допомогою наступних бізнес-процесів:
Передбачена можливість призначати завдання не тільки конкретним виконавцям, але і ролям. Так, наприклад, документ можна відправити на затвердження ролі "Директор", і програма автоматично доставить відповідне завдання тому, хто в даний момент виконує цю роль, – самому директору або його заступнику.
Для забезпечення жорсткої маршрутизації передбачена можливість налаштування шаблонів маршрутів бізнес-процесів по кожному виду документів з урахуванням умовної маршрутизації. Так, наприклад, для узгодження договорів, сума яких перевищує 20 тисяч гривень, буде використаний один шаблон, а для узгодження всіх інших договорів – інший. Умови маршрутизації можуть налаштовуватися в режимі конструктора або на вбудованій мові.
Терміни виконання бізнес-процесів контролюються з урахуванням графіків робіт співробітників і можуть обчислюватися не тільки в днях, а й у годинах і навіть хвилинах.
Реалізовано автоматичний запуск бізнес-процесів за розкладом, ескалація задач бізнес-процесу у разі виконання деяких умов, наприклад автоматична передача простроченої задачі на керівника відділу, або автоматичне завершення простроченої задачі погодження документу як погодженої, та інших подібних дій у разі настання заданих користувачем подій.
Вікно налаштування ескалації задачі
Підтримується ієрархія підпорядкованості бізнес-процесів та їх завдань. При створенні бізнес-процесу можна вказати, що він є підлеглим по відношенню до задачі іншого бізнес-процесу. Таким чином, вибудовується ієрархія бізнес-процесів і завдань, яку можуть бачити всі учасники цих бізнес-процесів з урахуванням прав доступу.
Є можливість тимчасової зупинки бізнес-процесів, яка поширюється на всі підлеглі бізнес-процеси та їх задачі.
Для підвищення виконавчої дисципліни і уникнення помилкового завершення фактично не завершених задач, в системі є можливість призначити додаткові умови перевірки (наприклад заповнення переліку обов'язкових полів картки документу, або прив'язки відповідного пов'язаного документо, який є підтвердженням виконання задачі), без виконання яких система не дозволяє вказати завершення виконання задачі.
Основне призначення цього механізму інтеграції – автоматизувати такі процеси обробки даних, які перетинають кордони різних інформаційних баз; зробити перетин цих кордонів непомітним для користувачів. Приклад бізнес-процеса, що перетинає кордони конфігурацій: процес обробки замовлення покупця починається в інформаційній базі "BAS Управління торгівлею", триває в "BAS Документообіг КОРП" і закінчується знову в "BAS Управління торгівлею".
Керування проектною діяльністю
Підтримка проектної діяльності в "BAS Документообіг КОРП" включає ведення аналітичного обліку даних (вхідних, вихідних і внутрішніх документів, файлів, процесів, заходів, задач та ін.) у розрізі проектів, а також підтримка бізнес-процесами діяльності з виконання плану проекту.
В програмі передбачено:
Бізнес-процес проекту включає наступні етапи:
Звіти з проектної діяльності:
Реалізовані процеси підтримки організації заходів (нарад, конференцій та будь яких інших) дозволяють скоротити час на підготовку заходів, спрощує процедуру підбору та сповіщення учасників, забезпечує облік і контроль виконання прийнятих на нарадах чи зборах рішень тощо.
Система підтримує всі необхідні кроки від підготовки і до аналізу ефективності проведення заходу та виконання прийнятих рішень:
Бізнес-процес включає:
В комплект поставки включено широкий набір готових звітів для аналізу ефективності організації заходів:
Зручність роботи на кожен день
Вікно "Поточні справи" на робочому столі відкривається при старті програми. Воно показує підсумкову інформацію: завдання користувача і підлеглих (для керівників), події календаря, повідомлення пошти та форуму, заходами, актуальні документи в роботі, інформацію з обліку часу, в віджеті "Відсутності", відображається список співробітників, які відсутні в офісі з різних причин, наприклад у зв'язку з роботою віддалено.
Вікно "Мої завдання" показує списки завдань поточного користувача на закладках "Завдання мені" і "Завдання від мене". На закладці "Завдання мені" відображаються завдання, призначені поточному користувачеві безпосередньо, через ролі або делегуванням. Закладка "Завдання від мене" показує завдання, автором яких є поточний користувач.
Завдання можна позначати прапорцями різних кольорів. Це зручно при роботі з великим числом завдань.
Електронний документ є структурованим набором даних, що містить реквізити та змістовну частину. Реквізити документа та інформація його змістовної частини можуть бути використані в процесі пошуку конкретного документа.
Реалізовано повнотекстовий пошук будь-яких даних (документів, файлів) не тільки по всіх полях карток, але і по вмісту версій файлів популярних форматів з урахуванням морфології російської, української та англійської мов.
Облік робочого часу та контроль виконання
Дані обліку робочого часу та можливість його контролю забезпечують керівника інформацією для прийняття управлінських рішень і дозволяють оптимізувати роботу співробітників.
У програмі реалізована щоденна звітність співробітників, яка містить дані про час, проект, зміст роботи або про відсутність на роботі з різних причин, наприклад у зв'язку з відпусткою або роботою віддалено. На підставі цих відомостей можна побудувати різні звіти про витрати часу співробітників в розрізі видів робіт, підрозділів або періодів.
Програма дозволяє вести загальний і персональний календарі і підбирати час для заходів з урахуванням зайнятості учасників. Записи календаря можна створити на підставі будь-якого іншого предмета програми, наприклад, задачі, документа, листа, заходу.
Організація розподіленої інформаційної бази
В програмі передбачена робота в режимі розподіленої інформаційної бази, серед іншого і для варіанту зберігання файлів не в інформаційній базі, а на диску.
Обмін даними з іншими типовими конфігураціями
В "BAS Документообіг КОРП" передбачені вбудовані в систему плани обміну з типовими прикладними рішеннями автоматизації бізнесу, зокрема "BAS ERP", "BAS Управління холдингом", "BAS Управління торгівлею". Прозора інтеграція дозволяє починати бізнес-процес в одній системі, а продовжувати в іншій (по аналогії можливо налагодити інтеграцію і з іншими системами управління).
Додатково до комплекту поставки релізів програми включені правила обміну з іншими прикладними рішеннями. Ці правила обміну готові для використання і налаштування обміну за допомогою обробки "Універсальний обмін даними у форматі XML".
"BAS Документообіг КОРП" може виступати як зовнішня по відношенню до інших систем бібліотека файлів. Взаємодія між "BAS Документообіг КОРП" та іншим додатком здійснюється за допомогою веб-сервісів.
Застосування програми як бібліотеки файлів дозволяє:
